Boekhoudbaar› Gidsen› Exact Online opzeggen

Waarom ik na 4 jaar Exact Online ben gestopt (en wat het me €1.680 opleverde)

Hoe ik bij Exact Online belandde

Mijn boekhouder destijds zei: "Doe Exact Online, dat gebruik ik ook." Ik tekende — €27/maand basispakket, leek redelijk. In het eerste jaar voegde ik de bankkoppeling toe (€8), de factuur-module (geïntegreerd, gratis bij ZZP-pakket) en de uitgebreide BTW-rapportages (€5). Maandelijks: €40. Per jaar: €480.

In jaar 2 verhoogde Exact stilletjes het basispakket naar €29. In jaar 3 naar €32. In jaar 4 naar €34. Inclusief inflatiecorrecties op de modules eindigde ik op zo'n €45 per maand. Niemand stuurde een aankondiging. Het stond gewoon in de factuur.

Vier jaar later, na een snelle berekening van mijn bankafschriften, bleek ik €1.680 aan Exact Online te hebben betaald. Voor wat — eigenlijk?

Wat ik in 4 jaar werkelijk heb gebruikt

Ik heb een eerlijke audit gedaan van mijn loggegevens. In 4 jaar gebruikte ik:

Met andere woorden: ik betaalde voor een Boeing 747 omdat ik soms een stoel nodig had.

De druppel — wat me uiteindelijk deed stoppen

Op een vrijdagavond, deadline BTW-aangifte de maandag erop, wilde ik een Q3-export. Exact's interface vertraagde — bleek een geplande onderhoudsupdate. Ik kon mijn eigen data niet bij. Geen storingen-pagina die zei wanneer het terug was. Ik mailde support. Antwoord op maandagochtend, één uur voor de deadline.

Dat was het moment. Niet boos — gewoon helder: iemand anders beslist wanneer ik bij mijn eigen administratie kan. Dat is geen software, dat is een huurcontract waarin de verhuurder je sleutel houdt.

Ik begon te zoeken naar alternatieven en kwam — toevallig — op het idee om het zelf te bouwen.

Exact Online opzeggen: zo deed ik het stap voor stap

1. Eerst alles exporteren. XAF-export voor de 7-jaar bewaarplicht (audit-trail richting Belastingdienst), CSV's van alle journalen (verkoop, inkoop, bank, kas, BTW), én PDF-archieven van alle facturen. Dit kost ~2 uur en doe je VÓÓR je opzegt.
2. Accountmanager mailen. Schriftelijk. Vraag schriftelijke bevestiging. Bel niet eerst — alle opzeggingen moeten formeel.
3. Opzegtermijn: in mijn geval 1 maand voor contractperiode-einde. Check je voorwaarden — soms 3 maanden bij MKB-pakketten.
4. Boekhouder informeren als je er een hebt. Ik had er geen meer — dat had ik in jaar 2 al opgezegd.
5. Toegangstermijn na opzegging: ik had 60 dagen. Sommige pakketten 30. Tijdens deze periode kun je nog exporteren — gebruik die periode om VERDUBBELE backups te maken.
6. BTW-overgang plannen. Doe je laatste BTW-aangifte in Exact NIET in de nieuwe tool. Voltooi één boekhoudkwartaal in Exact, begin het volgende kwartaal in je nieuwe tool. Dan geen losse eindjes.

Wat ik koos als alternatief — en waarom

Ik had drie criteria:

1. Geen abonnement. Genoeg gehad van maandelijkse abonnementen voor tooling.
2. Mijn data, in mijn beheer. Op een server die ik vertrouw, in een formaat dat ik kan openen.
3. Genoeg automatisering om niet terug te vallen op Excel-handwerk.

Ik vergeleek:

De laatste optie bestond niet als kant-en-klaar product — ik bouwde het zelf. Een Google Sheet met daarin geprogrammeerde knoppen voor factuur-PDF, BTW-aangifte en bankafschrift-import. Geen abonnement. Geen server-afhankelijkheid. Mijn data in mijn eigen Drive. Werkt na 5 jaar nog steeds.

Inmiddels heb ik dat gepubliceerd als Boekhoudbaar — €49 eenmalig. Als je het niet zelf wilt bouwen.

Wat leverde het op?

• €455 per jaar bespaard. Eindigend met €1.680 over 4 jaar gemiste kosten. Het mes snijdt aan twee kanten: ik kreeg dat geld niet terug, maar elke maand vanaf nu is winst.
• Volledige controle over mijn data. Geen vendor lock-in, geen prijsverhogingen, geen "geplande onderhoud" tijdens BTW-deadlines.
• Beter inzicht. Klinkt cliché, maar door zelf de logica te bouwen begreep ik eindelijk wat er gebeurt. Geen black box meer.
• Sneller dan voorheen. Mijn BTW-aangifte duurt nu 14 minuten. In Exact gemiddeld 45.

Wat werkt minder goed dan in Exact?

Eerlijkheid kost vertrouwen. Wat ik mis:

• Geen mobile app. Ik werk vanaf laptop. Voor mij geen issue, voor wie veel op de weg zit wel.
• Geen geavanceerde rapportages. Ik gebruikte ze toch nooit, maar voor MKB met meerdere medewerkers is dit een dealbreaker.
• Geen multi-user samenwerken in real-time zoals Exact Online (al kun je in Google Sheets wel met meerdere mensen tegelijk werken, alleen niet met audit-trail-strikte rolverdeling).

Conclusie: voor 80-95% van de ZZP'ers is een enterprise-tool als Exact dramatisch overkill. Voor MKB met meerdere FTE's is het de juiste keuze.

Zou jij moeten overstappen?

Doe deze test in 5 minuten:

1. Pak je Exact-jaarfactuur en deel door 12 — wat betaal je per maand écht?
2. Log in en kijk welke modules je daadwerkelijk hebt gebruikt deze maand.
3. Vermenigvuldig je maandbedrag met 36 (= 3 jaar). Dat is wat je nog gaat betalen voor wat je nu gebruikt.
4. Vraag jezelf: is dat het waard voor mijn type werk?

Als het antwoord "nee" of "twijfel" is — overweeg dan een alternatief. Het hoeft niet Boekhoudbaar te zijn. Maar overweeg het.

Veelgestelde vragen

Hoe zeg ik Exact Online op?

Via je accountmanager of via de Help-knop in Exact Online → 'Abonnement beheren' → 'Opzeggen'. De opzegtermijn is meestal 1 maand voor het einde van je contractperiode. Vraag schriftelijk bevestiging. Export je data EERST als XAF en CSV — opzeggen sluit later toegang af.

Wat zijn de echte kosten van Exact Online voor ZZP'ers?

Het basispakket voor ZZP'ers begint rond €27/maand exclusief BTW. Daar bovenop: modules van €5–15 per stuk. In de praktijk komt het neer op €35–50 per maand. Per jaar: €420–600. Over 4 jaar: €1.680–2.400.

Verlies ik data als ik Exact Online opzeg?

Niet als je vóór opzegging exporteert. Maak een XAF-export (verplicht voor 7-jaar bewaarplicht) en CSV-exports van alle relevante journalen. Na opzegging heb je doorgaans 30-60 dagen om alsnog te exporteren — daarna sluit je toegang.

Wat zijn goede alternatieven voor Exact Online?

Voor 95% van de ZZP'ers is Exact Online overkill. Goedkopere SaaS-opties: Moneybird, e-Boekhouden, Rompslomp. Eenmalig betalen: Boekhoudbaar in Google Sheets (€49 eenmalig). Bekijk de uitgebreide vergelijking.

Moet ik mijn boekhouder vragen voordat ik overstap?

Als je een actieve boekhouder hebt: ja. Sommige boekhouders rekenen via Exact en willen niet overstappen. Maar 80%+ van ZZP'ers doet alles zelf — dan beslis je zelf. Je hoeft de Belastingdienst NIET te informeren over een softwarewijziging.

Dit artikel is een persoonlijke ervaring, geen onafhankelijk vergelijkingsoordeel. Cijfers zijn afgeleid van eigen bankafschriften en Exact-facturen 2021-2025. Prijzen Exact kunnen veranderen — controleer altijd actuele tarieven op exactonline.nl.

Gebruik je Moneybird in plaats van Exact? Lees dan Moneybird alternatief 2026 — 4 opties vergeleken voor een vergelijkbare analyse.