Administratie-apps voor ZZP — eerlijke vergelijking (2026)
Samenvatting — mijn stack per categorie
- Bonnen scannen: Google Drive Scan (gratis, ingebouwd Android/iOS)
- Km-registratie: TripLog of handmatig in sheet
- Boekhouden: Boekhoudbaar (€49 eenmalig, Sheets-based)
- Banken-CSV: direct export van bank, geen app nodig
- PDF-facturen: ingebouwd in boekhouding-tool — geen losse app nodig
Categorie 1: Bonnen scannen
Google Drive Scan (ingebouwd)
Open Drive-app → "+" → Scannen. Maakt automatisch PDF, slaat op in gekozen map. Gratis, geen extra app nodig, snel. Voor 90% van de ZZP'ers is dit voldoende.
Adobe Scan
Uitgebreider: OCR (tekst herkennen), meerdere bonnen samenvoegen, automatische rand-detectie. Gratis voor basis, premium (~€10/mnd) voor extra. Alleen interessant als je tientallen bonnen per week hebt.
Shoeboxed / Expensify
Automatische herkenning van totaalbedrag, BTW, datum. Voor heavy-user met >100 bonnen per maand. Kosten €10-€25/mnd. Voor de meeste solo-ZZP'ers overdreven.
Categorie 2: Km-registratie
TripLog / MileIQ
Automatisch ritten detecteren via GPS. Achteraf zakelijk/privé markeren. Gratis tot 40 ritten/mnd, betaald ~€5-€10/mnd. Prima voor ZZP'ers met veel klantbezoeken.
Handmatig in spreadsheet
Voor <10 ritten per maand: simpel Google Sheets-tabel met datum, van, naar, km, doel. Kost 2 minuten per rit. Voldoet aan Belastingdienst-eisen.
Boekhoudsoftware met km-module
Sommige tools (Boekhoudbaar, Moneybird) hebben km-registratie ingebouwd. Voordeel: direct gekoppeld aan je aangifte.
Categorie 3: Boekhoudsoftware
| Tool | Prijs 2026 | Voor wie |
|---|---|---|
| Boekhoudbaar | €49 eenmalig | ZZP'er die Sheets-werkflow wil |
| Moneybird | €12-€30/mnd | ZZP'er die live-bankfeed wil |
| e-Boekhouden | €12-€25/mnd | Klassiek boekhoudpakket |
| Jortt | €11/mnd | Starter, simpele interface |
| Exact Online | €40+/mnd | Meestal boekhouders, overkill voor solo-ZZP |
| Lege Google Sheet | €0 | <20 facturen/jaar, discipline |
Uitgebreide vergelijking: zie onze gids over gratis boekhouding in Excel/Sheets.
Categorie 4: Algemene tools
Tools die ik zelf gebruik
- Notion — projectbeheer, klantdocumentatie, offerte-templates
- Calendly — afsprakenbeheer (€10/mnd Pro of gratis basic)
- LastPass / 1Password — wachtwoorden zakelijk/privé gescheiden (€4-€8/mnd)
- Zapier — automatiseren tussen tools (gratis tot 100 taken/mnd)
- ChatGPT Plus — schrijfassistent, niet voor fiscale vragen (€20/mnd)
Tools die ik bewust NIET gebruik
- Freshbooks — Amerikaans, niet Nederlandse BTW geoptimaliseerd
- QuickBooks — idem
- Wave — gratis, maar geen Nederlandse ondersteuning
Praktisch advies
Beginnend: Google Drive Scan + lege Sheet of Boekhoudbaar. Minimale setup.
Na 6 maanden: evalueer. Als Sheet te weinig structuur geeft: Boekhoudbaar of SaaS-pakket.
>50 facturen per jaar: serieuze boekhoudsoftware met automatische BTW-berekening en PDF-generatie.
Niet vóóraf investeren in tools die je nog niet nodig hebt. Elk abonnement is geld dat ergens anders beter besteed is.
Veelgestelde vragen
Welke app is verplicht voor ZZP?
Geen. Je bent verplicht administratie te voeren (AWR art. 52), maar niet hoe. Een goede Google Sheet voldoet juridisch.
Zijn abonnementen aftrekbaar?
Ja, als 100% zakelijk. Zakelijke tools (Notion, Zapier, boekhoudsoftware): volledig aftrekbaar met BTW-aftrek. Gemengd gebruik (ChatGPT voor privé én werk): naar rato.
Wat is de beste app voor absolute beginners?
Persoonlijk: Boekhoudbaar (€49 eenmalig) voor boekhouding + Google Drive Scan voor bonnen. Eenvoud boven functionaliteit voor starters.
Kan ik mijn eigen app bouwen?
Technisch kan, praktisch zelden verstandig. Tenzij je ontwikkelaar bent én dit je core-business, kost zelfbouw meer tijd dan aanschaf.
Verder lezen
- De ZZP tool-stack van 2026
- Gratis boekhouding in Excel/Sheets
- Bankafschrift boeken — per bank
- Zelf boekhouding doen
Één tool die alles doet
Boekhoudbaar bundelt facturen, BTW, dashboard, km-registratie, uren, herhalende kosten — in één Google Sheet, eenmalig €49.
Bekijk Boekhoudbaar — €49 eenmalig