BTW berekenen en terugvragen als ZZP — rekenvoorbeeld 2026

Door Sam Hoven Bijgewerkt: april 2026 Leestijd: ~8 minuten

Informatie — deze gids beschrijft standaardsituaties met Nederlandse BTW (21%, 9%, 0%). Bij intracommunautair verkeer, import buiten EU, of bijzondere sectoren gelden aparte regels. Voor jouw specifieke situatie: raadpleeg belastingdienst.nl of een fiscalist.

Samenvatting

BTW-saldo = BTW die je in rekening bracht (verkoopfacturen) − BTW die je zelf betaalde (inkoopfacturen)
Saldo positief → afdragen aan Belastingdienst. Negatief → terugvragen (krijg je terug op je zakelijke rekening)
2026 tarieven: 21% (standaard), 9% (voedsel/boeken/diensten), 0% (export buiten EU)
Aangifte per kwartaal; deadline 1 maand na kwartaaleinde (Q1 → 30 april)
Bron: belastingdienst.nl — BTW-tarieven

Hoe BTW werkt — kort en conceptueel

BTW is een doorgeefhuis. Jij int BTW namens de overheid, en je mag de BTW die je zelf hebt betaald daarvan aftrekken. Het verschil stort je (of krijg je terug).

Twee kanten:

Te betalen BTW = BTW op je verkopen (jij factureerde €100 + 21% = €121 aan je klant)
Te vorderen BTW (voorbelasting) = BTW op je inkopen (je kocht een laptop van €1.210 incl BTW = €1.000 + €210)

Saldo: €21 ontvangen − €210 betaald = €189 terugvordering.

De 3 BTW-tarieven in 2026

Tarief	Voor wie	Voorbeelden
21%	Standaard — de meeste ZZP-diensten	Consultancy, webdesign, marketing, training
9%	Specifieke producten/diensten	Voedsel, boeken, kapper, reparatie fietsen, cultureel
0%	Export buiten EU + bepaalde diensten	Software-SaaS aan bedrijf buiten EU, export goederen
Vrijgesteld	Bepaalde sectoren (apart van 0%)	Zorg, onderwijs, financiële diensten — geen aftrek inkoop-BTW

Bron: belastingdienst.nl — BTW-tarieven en vrijstellingen.

Belangrijk onderscheid — "0%" is niet hetzelfde als "Vrijgesteld". Bij 0% mag je inkoop-BTW terugvragen (bijv. export naar de VS). Bij vrijgesteld niet. Twijfel? Check bij belastingdienst.nl of je sector.

Rekenvoorbeeld — een kwartaal voor een ZZP-consultant

Laten we Q1 2026 doorrekenen voor een fictieve consultant:

Verkoopfacturen Q1

Datum	Klant	Excl. BTW	BTW 21%	Incl.
15 jan	Bedrijf A	€2.500	€525,00	€3.025,00
2 feb	Bedrijf B	€1.800	€378,00	€2.178,00
20 mrt	Bedrijf C	€3.200	€672,00	€3.872,00
Totaal omzet		€7.500	€1.575,00	€9.075,00

Inkoopfacturen Q1 (met BTW)

Wat	Excl. BTW	BTW 21%	Incl.
Laptop (zakelijk)	€1.200	€252,00	€1.452,00
Software abonnementen	€180	€37,80	€217,80
Boekhoudsoftware (eenmalig)	€49	€10,29	€59,29
Co-working ruimte (3 mnd)	€450	€94,50	€544,50
Totaal kosten	€1.879	€394,59	€2.273,59

BTW-saldo Q1

Verschuldigde BTW (verkoop): €1.575,00
− Voorbelasting (inkoop): €394,59
= Te betalen aan Belastingdienst: €1.180,41

Deadline: 30 april 2026. Betalen via automatische incasso of overboeking met het kenmerk dat in je aangifte staat.

Praktisch — Boekhoudbaar rekent dit automatisch uit per kwartaal en genereert een invulhulp die 1-op-1 past op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zie onze BTW-aangifte gids.

Je eerste BTW-aangifte — stap voor stap

De eerste keer dat je een BTW-aangifte indient, voelt het complex. Dit is wat je feitelijk doet:

Log in op mijn.belastingdienst.nl/zakelijk met eHerkenning of DigiD
Open de aangifte voor het betreffende kwartaal (je ontvangt ook een uitnodiging per post)
Vul de 7 rubrieken in:
- 1a: omzet belast met 21% + verschuldigde BTW
- 1b: omzet 9% + BTW
- 1d: omzet 0% of vrijgesteld
- 1e: BTW verlegd (EU-zakelijk)
- 2a: BTW verlegd bij invoer
- 4a: inkopen met verlegd BTW
- 5b: voorbelasting (aftrekbare inkoop-BTW) — hier vraag je je BTW terug
Klik op "Controleer" — systeem rekent saldo uit
Klik op "Verstuur" — je krijgt een bevestiging per e-mail en in je postvak
Indien te betalen: overboek binnen de deadline (of gebruik automatische incasso)

Te late aangifte — automatische boete van €68 (herhaling loopt op). Kun je niet betalen maar wel aangifte doen? Dat kán. Bel de Belastingdienst voor uitstel (0800-0543) vóór de deadline. Dit wordt vrijwel altijd verleend bij eerste verzoek.

Sam Hoven — maker van Boekhoudbaar Mijn eerste BTW-aangifte duurde 45 minuten — voornamelijk omdat ik niet wist wat rubriek 3 van rubriek 4 onderscheidt. Na de 3e aangifte ben je het in 5 minuten kwijt. Leercurve is echt kort.

Veelgestelde vragen

Moet ik ook BTW rekenen als ik onder €20.000 blijf?

Alleen als je niet bent aangemeld voor de KOR. Met KOR factureer je zonder BTW en hoef je geen aangifte te doen. Zie onze KOR-sectie.

Hoe vaak moet ik BTW-aangifte doen?

Standaard per kwartaal. Bij >€15.000 afdracht per jaar kan de Belastingdienst maandaangifte opleggen. Jaaraangifte alleen op aanvraag bij kleine bedragen. Bron: belastingdienst.nl.

Wat als ik per ongeluk verkeerd heb gerekend — hoe corrigeer ik?

Bij kleine fouten (<€1.000) mag je dit in de volgende aangifte corrigeren. Bij grotere fouten: suppletie-aangifte indienen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zelf corrigeren vóór controle voorkomt vaak boetes.

Mag ik BTW op boodschappen voor kantoor terugvragen?

Alleen als het echt zakelijk is (koffie voor klant) en de bon aan factuureisen voldoet (BTW apart vermeld, bedrijfsnaam erop). Kleine bonnen <€100 mogen soms zonder bedrijfsnaam. Niet: privé-boodschappen "omdat je thuis werkt".

Kan ik voor grote aankopen vooraf BTW terugvragen?

Nee, je vraagt terug in de aangifte van het kwartaal waarin je de factuur ontvangt. Je mag wel bij meer-dan-normaal-betalen vragen om maandaangifte zodat je sneller terugkrijgt.

Verder lezen

BTW automatisch per kwartaal

Boekhoudbaar berekent per factuur je BTW-saldo, houdt kwartaaltotalen bij, en geeft je een invulhulp voor Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Bekijk Boekhoudbaar — €49 eenmalig