Factuur opstellen als ZZP — voorbeelden + alle verplichte velden

Door Sam Hoven Bijgewerkt: april 2026 Leestijd: ~7 minuten

Let op — de factuureisen komen direct van de Belastingdienst (belastingdienst.nl — factuureisen). Een onjuiste factuur kan bij een BTW-controle tot problemen leiden — zowel voor jou als voor je klant.

Samenvatting

11 verplichte velden per factuur (zie onder)
Uitzondering: bij B2C onder €100 mag een vereenvoudigde factuur
KOR-gebruikers: geen BTW op factuur, verplicht "kleineondernemersregeling" vermelden
Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn (geen gaten, geen duplicaten)
Bewaarplicht: 7 jaar (10 bij onroerend goed)

De 11 verplichte factuurvelden

Bron: belastingdienst.nl — factuureisen.

Factuurdatum — datum van uitreiking
Factuurnummer — doorlopend en uniek (bijv. F2026-0001, F2026-0002...)
Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
Jouw BTW-identificatienummer (NL-nummer, begint met NL)
KVK-nummer
Naam en adres klant
Bij B2B EU-klant: BTW-nummer van de klant
Datum levering of dienst (als die afwijkt van factuurdatum)
Omschrijving van de geleverde goederen/diensten, aantal, eenheidsprijs
BTW-tarief en BTW-bedrag per tarief apart
Totaalbedrag excl. en incl. BTW

Voorbeeld 1 — B2B factuur met 21% BTW

    FACTUUR
    Factuurnummer: F2026-0015

    Factuurdatum: 15 maart 2026

    Vervaldatum: 14 april 2026 (30 dagen)

    Van:

    Jansen Webdesign

    Keizersgracht 123, 1015 XY Amsterdam

    KVK: 12345678 | BTW: NL002345678B01

    Aan:

    Acme B.V.

    Herengracht 456, 1017 AB Amsterdam

    Dienst:

    Website redesign — landing page + blog (uitgevoerd feb-mrt 2026)

    40 uur × €75 = €3.000,00 excl. BTW

    BTW 21%: €630,00

    Totaal: €3.630,00 incl. BTW

    Betaling graag binnen 30 dagen naar NL01RABO0123456789 t.n.v. Jansen Webdesign, o.v.v. factuurnummer.

Voorbeeld 2 — KOR-factuur (vrijgesteld van BTW)

Als je de Kleineondernemersregeling toepast, factureer je zonder BTW. Wel verplicht: vermelding dat je deelneemt aan de KOR.

    FACTUUR (KOR)
    Factuurnummer: F2026-0023

    Factuurdatum: 1 april 2026

    Van: Sofie Jansen Fotografie · KVK 98765432

    Aan: particulier

    Fotoshoot 2 uur — €200,00

    Totaal: €200,00

    Deze factuur is vrijgesteld van BTW op grond van de kleineondernemersregeling (art. 25 Wet OB 1968).

Voorbeeld 3 — B2B EU-klant (BTW verlegd)

Bij leveringen aan een zakelijke klant in de EU mag je de BTW "verleggen": de klant berekent en verrekent de BTW zelf.

    INVOICE / FACTUUR
    Invoice: F2026-0040 · Date: 10 april 2026

    From: Jansen Consultancy · KVK 12345678 · VAT NL002345678B01

    To: Berlin GmbH · USt-IdNr: DE123456789

    Strategy consulting Q1 2026 — €2.500,00

    VAT 0% (reverse charge / BTW verlegd)

    Total: €2.500,00

    VAT reverse-charged to customer (art. 12.2.g Wet OB 1968). No VAT invoiced.

Veel gemaakte fouten op facturen

Factuurnummer overslaan — je moet doorlopend nummeren. Na F2026-0007 komt F2026-0008, nooit F2026-0010.
BTW-bedrag niet apart vermelden — bedrag incl. en excl. MOET apart staan, inclusief BTW-bedrag per tarief
Omschrijving te vaag — "Consultancy diensten" is te weinig; "Strategy consulting jan-maart 2026" beter
Vergeten KOR-vermelding bij KOR-facturen
Verkeerd BTW-tarief — bijv. 9% op consultancy (is 21%)
Factuurdatum = betaaldatum verwarring — de factuurdatum bepaalt het BTW-kwartaal, niet wanneer de klant betaalt

Praktisch — Boekhoudbaar genereert automatisch een PDF-factuur met alle 11 verplichte velden, eigen logo, en een sequential factuurnummer. Fouten bij handmatig typen: weg.

Sam Hoven — maker van Boekhoudbaar Mijn eerste factuur maakte ik in Word. Mooi layout, maar ik vergat het vervaldatum-veld en de klant wachtte 90 dagen met betalen "want er stond geen deadline". Dat is één fout die automatisering oplost.

Veelgestelde vragen

Mag ik facturen in Word of Excel maken?

Ja, juridisch prima. Let wel op: alle 11 verplichte velden moeten erop, factuurnummers doorlopend, en PDF-export voor verzending. Automatisering (boekhoudsoftware) voorkomt fouten én scheelt tijd.

Moet ik een vervaldatum op de factuur zetten?

Niet wettelijk verplicht, wel sterk aanbevolen. Zonder vervaldatum geldt de wettelijke betaaltermijn (30 dagen voor zakelijke klanten sinds 2022). Met expliciete vervaldatum heb je juridisch een sterkere positie bij incasso.

Hoe ga ik om met een factuur die verkeerd is?

Maak een creditnota (negatieve factuur) die de fout crediteert, en stuur daarna een correcte nieuwe factuur. Niet simpelweg de oude factuur aanpassen — dat maakt je administratie een rommel.

Kan ik elektronisch factureren (e-invoicing)?

Ja. PDF per e-mail is al veel gebruikt. Voor overheidsklanten wordt PEPPOL UBL-factuur steeds vaker verplicht. Bron: rijksoverheid.nl — e-facturering.

Wat als mijn klant niet betaalt?

Stap 1: vriendelijke herinnering na vervaldatum. Stap 2: aanmaning na 14 dagen. Stap 3: ingebrekestelling. Stap 4: incassobureau of rechter. Houd alle communicatie schriftelijk bij.

Verder lezen

PDF-facturen met één klik

Boekhoudbaar genereert professionele PDF-facturen met alle 11 verplichte velden, eigen logo en automatische nummering. Per e-mail verstuurd, PDF in je Drive-archief.

Bekijk Boekhoudbaar — €49 eenmalig